TAKLIMAT PERSEDIAAN BENGKEL SEMAKAN SEMULA KPI JABATAN & INSTITUSI 2018

Transcription

1 TAKLIMAT PERSEDIAAN BENGKEL SEMAKAN SEMULA KPI JABATAN & INSTITUSI OKTOBER 2017, BILIK SERBAGUNA, ARAS 5, JPP Disediakan oleh: Unit Pengurusan Prestasi Politeknik Bahagian Dasar Jabatan Pendidikan Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi

2 JADUAL BENGKEL SEMAKAN SEMULA KPI (31 OKT 2 NOV 2017) TEMPAT: KINRARA RESORT, PUCHONG MASA PAGI PETANG MALAM TARIKH SELASA 31/10/2017 TAKLIMAT Perbincangan dalam kumpulan (Borang B) Perbincangan dalam kumpulan (Borang B) Perbentangan Wakil Kumpulan (Borang B) RABU 1/10/2017 Perbentangan Wakil Kumpulan (Borang B) REHAT Perbentangan Wakil Kumpulan (Borang B) REHAT Perbentangan Wakil Kumpulan (Borang B) REHAT Perbentangan Wakil Kumpulan (Borang B) REHAT KHAMIS 2/11/2017 Perbentangan Wakil Kumpulan (Borang B) Pemurnian (Borang C) & BERSURAI 1

3 19 Julai 2017 PolyPMO bersama Ketua Pengarah, JPP 18 Disember 2017 Pelancaran Sistem Aplikasi Pemantauan KPI Jabatan Dis 2017 Bengkel Latihan Sistem Aplikasi Pemantauan KPI Jabatan & Institusi Ogos 2017 Penghantaran Permohonan Pakej Bengkel Semak Semula KPI Okt 2017 Taklimat Bengkel Semak Semula KPI Jabatan & Institusi Okt 15 Dis 2017 Pembangunan Sistem Aplikasi Pemantauan KPI Jabatan & Institusi Nov 2017 Mesyuarat Penetapan KPI Jabatan & Institusi Okt 2017 Pengisian Borang A Oleh Pemilik Proses di Jabatan 31 Okt 2 Nov Bengkel Semak Semula KPI 2018 (Pengisian Borang B dan Borang C) A B & C D E 3 13 Nov 2017 Pengisian Borang D Oleh Pemilik Proses di Jabatan Timeline Semakan Semula KPI JPPKK Nov 2017 Pengisian Borang E Oleh Urus Setia (Bahagian Dasar) 2

4 HASIL BENGKEL PEL AN STRATEGIK JABATAN PENDIDIK AN POLITEKNIK & KOLEJ KOMUNITI BAGI TAHUN JPP & JPKK

5 OBJECTIVES strategic planning workshop NEW VISION & MISSION MAPPING OF PWC & TPF II REPORTS FINDINGS ISSUES, DESIRED OUTCOMES & VALUES NEW DIRECTION D E S I R E D S T A T E O F P O L Y T E C H N I C S & C O M M U N I T Y C O L L E G E S x Support 4

6 STRATEGIC PLANNING WORKSHOP 2.0 OUTCOMES A C O R E V A L U E S Creativity & Innovativeness Integrity Agility Professionalism B C O R E P U R P O S E S Employable TVET Graduates Relevant Global Citizens D E S I R E D O U T C O M E S Ensuring quality TVET graduates Sustaining conducive institution Enriching quality human capital Redesigning education system Strengthening Partnership with Industry & Community S T R A T E G I C O B J E C T I V E S C D 20 New Strategic Objectives 5

7 VISI Menjadi peneraju institusi TVET yang terdepan MISI Menyediakan akses yang meluas kepada program TVET berkualiti dan diiktiraf Memperkasa komuniti melalui pembelajaran sepanjang hayat Membangunkan graduan holistik, berciri keusahawanan dan seimbang Memanfaatkan sepenuhnya perkongsian pintar dengan pihak berkepentingan PELAN STRATEGIK JPPKK CADANGAN STRATEGIK OBJEKTIF & 30 CADANGAN KPI 12 KPI Jabatan 17 KPI Jabatan & Institusi OBB KPT KPI L4 1 KPI Institusi 6

8 ALIRAN PEMANTAUAN PRESTASI KPI JABATAN & INSTITUSI JPP Penetapan Pelan Strategik & KPI Mengurus dan memantauan pencapaian KPI UPPP KPI JABATAN (Bahagian di JPP & JPKK) KPI INSTITUSI Politeknik & Kolej Komuniti Pemilik proses Pelaksana Garis panduan pelaksanaan aktiviti KPI 7

9 KATEGORI POLITEKNIK Jumlah Politeknik di Malaysia 36 buah politeknik Terbahagi kepada 4 kategori Politeknik : SEDIA ADA Premier = 3 Politeknik Konvensional 1 = 14 Politeknik Konvensional 2 = 11 Politeknik METrO = 5 Politeknik CADANGAN Premier = 3 Politeknik Konvensional 1 = 23 Politeknik Konvensional 2 = 4 Politeknik METrO = 6 Politeknik 8

10 CADANGAN SENARAI POLITEKNIK KONVENSIONAL 1 & 2 Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah (POLISAS) Politeknik Sultan Abdul Halim Muadzam Shah (POLIMAS) Politeknik Kota Bahru (PKB) Politeknik Kuching Sarawak (PKS) Politeknik Port Dickson (PPD) Politeknik Kota Kinabalu (PKK) Politeknik Seberang Perai (PSP) Politeknik Sultan Mizan Zainal Abidin (PSMZA) Politeknik Merlimau (PMM) Politeknik Sultan Azlan Shah (PSAS) Politeknik Sultanah Bahiyah (PTSB) Politeknik Sultan Idris Shah (PSIS) Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin (PTSS) Politeknik Mukah (PMU) Politeknik Muadzam Shah (PMS) Politeknik Melaka (PMK) Politeknik Kuala Terengganu (PKT) Politeknik Nilai (PNS) Politeknik Mersing (PMJ) Politeknik Balik Pulau (PBU) Politeknik Sandakan Sabah (PSS) Politeknik Banting Selangor (PBS) Politeknik Jeli (PJK) Politeknik Hulu Terengganu (PHT) Politeknik Tun Syed Nasir (PTSN) Politeknik Besut Terengganu (PBT) Politeknik Bagan Datuk Konvensional 1-14 buah politeknik (asal) Konvensional 2 dimasukkan ke Konvensional 1-9 buah Politeknik Konvensional 2 baharu 4 buah Politeknik 9

11 KATEGORI KOLEJ KOMUNITI Jumlah kolej komuniti di Malaysia 91 buah kolej komuniti Terbahagi kepada 4 kategori kolej komuniti: SEDIA ADA Rintis Perantis 1 Perantis 2 Tunas 10

12 PEMILIK PROSES JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK (JPP) 1. Bahagian Kecemerlangan Profesional (BKPro) 2. Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) 3. Bahagian Dasar (BD) 4. Bahagian Perancangan Politeknik (BPP) 5. Pusat Penyelidikan Dan Inovasi Politeknik (PPIP) 6. Bahagian Hubungan Industri dan Kebolehpasaran (BHIP) 7. Bahagian Pembangunan Kurikulum (BPK) 8. Bahagian Peperiksaan dan Penilaian (BPN) 9. Bahagian Instruksional Dan Pembelajaran Digital (BIPD) 10. Bahagian Pembangunan Pelajar (BPPel) 11. Bahagian Pengambilan Pelajar (BAP) 12. Unit Komunikasi Korporat (UKK) 11

13 PEMILIK PROSES JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI (JPKK) 1. Bahagian Dasar 2. Bahagian Akademik dan Pendidikan Berterusan 3. Bahagian Peperiksaan dan Penilaian 4. Bahagian Pembangunan Pelajar 5. Bahagian Koloborasi dan Keusahawanan 6. Bahagian Pengurusan Maklumat dan Korporat 7. Bahagian Khidmat Pengurusan 12

14 Proses Semak Semula KPI Borang Borang Borang Borang Borang A B C D E Draf KPI (Pemilik Proses) Pemurnian 1 (Bengkel Semak Semula KPI) Pemurnian 2 (Bengkel Semak Semula KPI) Pemurnian 3 (Oleh Pemilik Proses Di Jabatan) Draf Akhir KPI (Urus Setia) 13

15 APAKAH YANG PERLU DISEMAK SEMULA? Penambahbaikan dan penetapan KPI dari segi: Kategori KPI KPI sedia ada/baharu KPI dilaksanakan/ditangguh Penyataan KPI Definisi Pengoperasian Sasaran Pusat (JPP & JPKK) & Sasaran Institusi (politeknik & kolej komuniti) Formula/pengiraan Dokumen bukti 14

16 KPI BERASASKAN KAJIAN PENYELIDIKAN Bil Kajian Penyelidikan Pemilik Proses KPI Pemilik Proses Kajian TINDAKAN 1 Lean Management Maturity BD & BD JPKK PPIP & BD 2 Staff Happiness Index BKPro BKPro 3 Digitalization Maturity BIPD BIPD 4 Tahap kecekapan OEE (Overall Equipment Efficientcy Value) 5 Staff Attributes Maturity Level 6 Kesediaan institusi ke arah pendidikan 4.0 BPP BKPro BIPD BPP BKPro 7 Industry happiness index BHIP BHIP 8 Community happiness index JPKK Unit TVET JPKK 1. Pemilik proses kajian diminta mengenal pasti ketua penyelidik dan ahli kumpulan kajian seramai 4 orang. 1. Senarai nama 5 orang penyelidik (ketua penyelidik dan 4 ahli) perlu di kepada UPPP (En Muadzim) selewat-lewatnya 30 November (RUJUK LAMPIRAN 2) 3. Pemilik proses KPI membuat permohonan bajet bagi tahun 2018 yang mencukupi untuk tujuan : a)pembangunan Instrumen b)pengumpulan Data c) Analisa Data d) Penulisan Laporan Kajian 4. Bengkel Pengenalan dan Perancangan Kajian akan dilaksanakan pada Febuari 2018 Sasaran tahun 2018 ialah laporan hasil dapatan kajian bagi setiap perkara di atas siap dan dibentangkan. 15

17 MEMASTIKAN GRADUAN TVET BERKUALITI Membangunkan graduan yang berkemahiran, seimbang dan sedia bekerja melalui pembelajaran formal, bukan formal dan tidak formal Memperkasakan pelajar sepanjang hayat melalui pembudayaan pembelajaran sepanjang hayat Meningkatkan program dipacu industri melalui penglibatan aktif dengan industri dan komuniti 2 0 O B J E K T I F S T R AT E G I B A H A R U MELESTARI INSTITUSI KONDUSIF Meningkatkan dan mempelbagaikan pendapatan ke arah kemapanan kewangan Menjenamakan semula imej TVET Mencapai matlamat organisasi yang digariskan melalui keberkesanan kos Mengurus kewangan secara cekap dengan mematuhi peraturan dan prosedur Meningkatkan tadbir urus melalui pengurusan yang fleksible Mewujudkan persekitaran yang kondusif melalui budaya kerja yang positif Menyesuaikan teknologi digital seluruh kampus Menyediakan fasiliti terkini termasuk prasarana dan kelengkapan yang relevan MEMPERKAYAKAN BAKAT Melahirkan staf yang efektif melalui program pembangunan bakat jangka panjang yang komprehensif Mengekalkan dan mengganjari bakat melalui skim perkhidmatan yang menarik MEREKABENTUK SEMULA SISTEM PENDIDIKAN Menerajui Revolusi Industri 4.0 menerusi pendidikan berasaskan inovasi Meningkatkan mekanisme pemyampaian yang berkesan Mendapatkan pengiktirafan dan/ atau akreditasi daripada badan-badan yang diiktiraf / ditubuhkan di peringkat kebangsaan dan antarabangsa MEMPERKUKUHKAN PERKONGSIAN INDUSTRI DAN KOMUNITI Meningkatkan kerjasama dengan pihak industri Memastikan sumbangan signifikan kepada komuniti setempat Mengukuhkan sokongan alumni Meningkatkan ekosistem penyelidikan dan inovasi 16

18 KPI YANG AKAN DILAKSANAKAN PADA TAHUN 2018 TERAS STRATEGI OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI KPI SO (BARU) PEMILIK PROSES KPI JPP / POLI/ JPP&POLITEKNIK/ JPKK MEMASTIKAN GRADUAN TVET BERKUALITI 1. Membangunkan graduan yang berkemahiran, seimbang dan sedia bekerja melalui pembelajaran formal, bukan formal dan tidak formal. Graduan yang memiliki disiplin ilmu yang relevan, akhlak dan penetapan minda yang sesuai, tingkah laku yang beradab untuk memajukan diri bagi membolehkan mereka memberikan sumbangan kepada keharmonian dan kemajuan keluarga, masyarakat, negara dan komuniti global. Pembelajaran Formal : Merangkumi pembelajaran yang dilakukan dalam organisasi pembelajaran formal yang boleh memberikan kelayakan akademi atau bentuk pembelajaran yang diiktiraf. Objektif pembelajaran ini lazimnya sangat teratur dan berstruktur dengan baik. 1. % graduan yang mendapat pekerjaan semasa konvokesyen. 2.Peratus PEO yang menepati keperluan industri/komuniti. 3. Tahap kepuasan majikan terhadap graduan yang berkerja. 1. JPP: BHIP JPKK: BKK 2. JPP: BPK JPKK: BAPB 3. JPP: PPIP JPKK: BKK 1.JPP, JPKK, POLI & KK 2.JPP & JPKK 3.JPP, JPKK, POLI & KK Pembelajaran bukan formal : Merupakan pembelajaran yang dilakukan di tempat alternative yang bukan dalam persekitaran institusi yang frmal. Program ini selalunya boleh jadi sitematik dan direka bentuk dengan baik. Walaubagaimanapun tidak semestinya memberikan kelayakan akademik yang khusus. Pembelajaran tidak formal : merupakan pembelajaran yang paling kurang berstruktur. Penyempurnaan pembelajaran tidak formal tidak memberikan kelayakan akademik. Lazimnya pembelajaran tidak formal diikuti kerana minat individu atau inisiatif untuk memajukan dan menambahbaik diri sendiri. 17

19 KPI YANG AKAN DILAKSANAKAN PADA TAHUN 2018 TERAS STRATEGI OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI KPI SO (BARU) PEMILIK PROSES KPI JPP/ POLI/ JPP&POLITEKNIK/ JPKK MEMASTIKAN GRADUAN TVET BERKUALITI 2. Memperkasakan pelajar melalui pembudayaan pembelajaran sepanjang hayat. Memperkasakan pelajar melalui 4.Peratus pelajar PSH pembudayaan pembelajaran sepanjang hayat dalam setiap komuniti melalui program PSH secara formal, bukan sekitar institusi formal dan tidak formal, tidak termasuk pengajian sepenuh masa berfokus kepada pengetahuan, kemahiran dan sikap. 4. JPP: BHIP JPKK: BAPB 4.JPP, JPKK, POLI & KK Pembelajaran Formal : Merangkumi pembelajaran yang dilakukan dalam organisasi pembelajaran formal yang boleh memberikan kelayakan akademi atau bentuk pembelajaran yang diiktiraf. Objektif pembelajaran ini lazimnya sangat teratur dan berstruktur dengan baik. Pembelajaran bukan formal : Merupakan pembelajaran yang dilakukan di tempat alternative yang bukan dalam persekitaran institusi yang frmal. Program ini selalunya boleh jadi sitematik dan direka bentuk dengan baik. Walaubagaimanapun tidak semestinya memberikan kelayakan akademik yang khusus. Pembelajaran tidak formal : merupakan pembelajaran yang paling kurang berstruktur. Penyempurnaan pembelajaran tidak formal tidak memberikan kelayakan akademik. Lazimnya pembelajaran tidak formal diikuti kerana minat individu atau inisiatif untuk memajukan dan menambahbaik diri sendiri. 18

20 KPI YANG AKAN DILAKSANAKAN PADA TAHUN 2018 TERAS STRATEGI OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI KPI SO (BARU) PEMILIK PROSES KPI JPP/ POLI/ JPP&POLITEKNIK/ JPKK MEMASTIKAN GRADUAN TVET BERKUALITI 3. Meningkatkan program pengajian dipacu industri melalui penglibatan aktif dengan industri dan komuniti. Penglibatan industri dan komuniti dari aspek pembiayaan dan sumbangan fizikal, kewangan dan kepakaran Penggunaan konsep Teaching factory /industry on-site/industry sebagai mentor/ perkongsian sumber CEO faculty /IAC/ Panel Penasihat/ Dialog Kumpulan Berfokus 5. Peratus program pengajian dipacu industri yang dilaksanakan 6.Peratusan program yang mencapai jam interaksi yang melibatkan Pensyarah Pelawat Industri (PPI) 5. JPP : BPK JPKK: BAPB 6. JPP : BIPD JPKK: BAPB 5.JPP & JPKK 6..JPP &POLITEKNIK MELESTARI INSTITUSI KONDUSIF 4. Meningkat dan mempelbagaikan pendapatan ke arah kemampanan kewangan Kemampanan kewangan bermaksud mengekalkan amalan sedia ada dan amalan masa hadapan tanpa meletakkan sebarang risiko terhadap sumber-sumber. 7. Jumlah pendapatan daripada aktiviti yang berkaitan menyumbang kepada akaun amanah 7. JPP : BHIP JPKK:BAPB 7.JPP, JPKK, POLI & KK 5. Menjenamakan semula imej TVET Strategi penjenamaan merangkumi imej korporat dan nilai-nilai yang dijanjikan dan pelan strategi komunikasi 8. Bilangan ketampakkan JPPKK dalam Media Baharu 9.Nisbah permohonan berbanding bilangan tempat yang ditawarkan 8. JPP : UKK JPKK: BPMK 9. JPP : BAP JPKK: BPP 8.JPP, JPKK, POLI & KK 9.JPP & JPKK 19

21 KPI YANG AKAN DILAKSANAKAN PADA TAHUN 2018 TERAS STRATEGI OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI KPI SO (BARU) PEMILIK PROSES KPI JPP/ POLI/ JPP&POLITEKNIK/ JPKK MELESTARI INSTITUSI KONDUSIF 6. Mencapai matlamat organisasi yang digariskan melalui keberkesanan kos Menguruskan perbelanjaan secara berkesan 10. Peratus institusi yang untuk memastikan ia bernilai untuk wang. mengamalkan Green Matlamat organisasi adalah objektif yang Campus ditetapkan institusi bagi ke arah mencapai hasil yang diharapkan. Keberkesanan kos merujuk kepada nilai yang boleh dimanfaatkan yang mana nilai dan faedahnya adalah berbaloi dengan pulangan (ROI) 10. JPP : BPK JPKK: BKP 10. JPP, JPKK, POLI & KK 7. Mengurus kewangan secara cekap dengan mematuhi peraturan dan prosedur Mematuhi peraturan dan prosedur yang diwartakan dalam pengurusan kewangan 11. Peratus pematuhan dalam audit kewangan 11. JPP : BKP JPKK: BKP 11.JPP &JPKK 8. Meningkatkan tadbir urus melalui pengurusan cekap kos Menstruktur semula amalan institusi melalui pengurusan cekap kos 12. Bilangan institusi yang berada pada tahap 3 dan ke atas (Lean Management Maturity) 12. JPP : BD JPKK: BD 12.JPP, JPKK, POLI & KK 20

22 TERAS STRATEGI KPI YANG AKAN DILAKSANAKAN PADA TAHUN 2018 OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI KPI SO (BARU) PEMILIK PROSES KPI JPP/ POLI/ JPP&POLITEKNIK/ JPKK MELESTARI INSTITUSI KONDUSIF 9. Mewujudkan Memformulasi polisi kehidupan-bekerja 13. Tahap kepuasan persekitaran yang kondusif seimbang serta memupuk budaya kakitangan terhadap melalui budaya kerja yang penyelidikan dan inovasi di kalangan warga di persekitaran kerja (Staff positif jabatan dan institusi Happiness Index value) 13. BKPro 13.JPP, JPKK, POLI & KK 10. Melengkapkan teknologi digital di seluruh kampus Menambah baik persekitaran dengan teknologi digital i.e. IOT Campus, Interaktif 14. Bilangan institusi yang mencapai tahap 3 dan ke atas (Digitalization Maturity) 14.BIPD JPKK: BAPB 14.JPP, JPKK, POLI & KK 11. Menyediakan fasiliti terkini termasuk prasarana dan kelengkapan yang relevan Kelengkapan prasarana dengan membawa masuk teknologi industri semasa ke dalam kampus 15. Tahap kecekapan Overall equipment effeiciency (OEE) value 15.BPP JPKK: UPF 15.JPP, JPKK, POLI & KK 21

23 KPI YANG AKAN DILAKSANAKAN PADA TAHUN 2018 TERAS STRATEGI OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI KPI SO (BARU) PEMILIK PROSES KPI JPP/ POLI/ JPP&POLITEKNIK/ JPKK MEMPERKAYAKAN 12. Melahirkan kakitangan BAKAT (PPPT) yang efektif melalui program pembangunan bakat jangka panjang yang komprehensif Pemantauan dan penilaian berterusan terhadap prestasi kakitangan (PPPT) Meningkatkan kemahiran kakitangan (PPPT) melalui latihan 16.Peratus kakitangan 16. JPP : BKPro 16. JPP (PPPT) berada pada tahap 3 dan keatas dalam setiap penjawatan (Staff Attributes Maturity Level) 13. Mengekalkan bakat melalui skim perkhidmatan yang menarik Membuka peluang peningkatan kerjaya kepada kakitangan (PPPT) Usaha yang berterusan dalam pembentukan bakat Pelan penggantian yang dinamik merujuk pengisian jawatan kritikal dalam tempoh 1 bulan 17. Percentage of retained staff / turnover ratio 17. JPP : BKPro 17. JPP Penambahbaikan berterusan terhadap skim perkhidmatan Memanfaatkan bakat mengikut kepakaran bidang (Penyelidik, Pengamal/ Profesional, Pensyarah) 18. Peratus (PPPT) yang layak dalam pelan pengantian dalam jawatan pengurusan tertinggi 18. JPP : BKPro 18. JPP MEREKABENTU K SEMULA SISTEM PENDIDIKAN 14. Menerajui Revolusi Industri 4.0 menerusi pendidikan berasaskan inovasi Membangunkan sistem pendidikan ke arah Revolusi Industri 4.0 melalui pendidikan berasaskan inovasi 19.Bilangan institusi yang bersedia kearah pendidikan JPP : BIPD JPKK: BAPB 19. JPP & JPKK 15. Meningkatkan mekanisme penyampaian yang berkesan Meningkatkan mekanisme pennyampaian yang berkesan melalui peralatan dan kelengkapan industry, bahan-bahan P&P atas talian, penggunaan ICT dalam P&P ke arah pendekatan pembelajaran abad ke Kadar tamat pengajian dalam tempoh 21. Peratusan kursus pengajian dalam mod blended learning 20. JPP : BPN JPKK: BPN 21. JPP :BIPD JPKK: BPMK 20.JPP, JPKK, POLI & KK 21.JPP, JPKK, POLI & KK 22

24 TERAS STRATEGI KPI YANG AKAN DILAKSANAKAN PADA TAHUN 2018 OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI KPI SO (BARU) PEMILIK PROSES KPI JPP/ POLI/ JPP&POLITEKNIK/ JPKK MEREKABENTUK 16. Mendapatkan SEMULA SISTEM pengiktirafan dan/ atau PENDIDIKAN akreditasi daripada badanbadan yang diiktiraf / ditubuhkan di peringkat kebangsaan dan antarabangsa Mendapatkan pengiktirafan dan/ atau akreditasi daripada badan-badan yang diiktiraf / ditubuhkan di peringkat kebangsaan dan antarabangsa 22. Bilangan program / institusi yang diberi pengiktirafan dan/ atau akreditasi daripada badanbadan yang diiktiraf / ditubuhkan di peringkat kebangsaan dan antarabangsa 22. JPP : BIPD JPKK: BAPB 22.JPP &JPKK MEMPERKUKUH PERKONGSIAN INDUSTRI DAN KOMUNITI 17. Meningkatkan kerjasama dengan pihak industri seamless industrial collaboration adalah dicapai melaui latihan industry pelajar, staf yang mempunyai pengalaman industry, pennceramah jemputan dari industry, matching grant, khidmat runding, panel penasihat, industry dalam kampus, dan aktiviti penyelidikan bersama 23. Bilangan industri / agensi yang mempunyai kolaborasi aktif dengan institusi 24.Tahap kepuasan industri terhadap institusi (Industry happiness index value) 23. JPP : BHIP JPKK: BPN 24. JPP : BHIP JPKK: BKK 23.JPP, JPKK, POLI & KK 24.JPP, JPKK, POLI & KK 23

25 KPI YANG AKAN DILAKSANAKAN PADA TAHUN 2018 TERAS STRATEGI OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI KPI SO (BARU) PEMILIK PROSES KPI JPP/POLI/JPP&POLITE KNIK/JPKK MEMPERKUKUH 18. Memastikan PERKONGSIAN sumbangan signifikan INDUSTRI DAN kepada komuniti setempat KOMUNITI Sumbangan adalah dalam bentuk pelaksanaan pembelajaran sepanjang hayat, khidmat masyarakat, khidmat runding dan aktiviti-aktiviti lain yang boleh meningkatkan sosio-ekonomi setempat. 25.Tahap kepuasan komuniti terhadap institusi (community happiness index value) 25. JPKK: BAPB 25.JPKK 19. Mengukuhkan sokongan alumni Sokongan kukuh daripada alumni diperolehi kewujudan peluang pekerjaan, panel penasihat, latihan, motivasi dan kewangan. 26.Jumlah endowmen setahun yang diterima daripada alumni 26. JPP : BPPel JPKK: BKK 26.JPP & JPKK 20. Meningkatkan ekosistem penyelidikan dan inovasi Meningkatkan ekosistem penyelidikan dan inovasi melalui: 1.Konsep lingkaran 4 pihak (Model Quadruple Helix Ecosystem) 2.Pembudayaan penyelidikan, inovasi dan pengkomersialan serta penggunaan dana dan geran yang berkaitan melalui kolaborasi dengan institusi pendidikan tinggi TVET. 27. Bilangan Produk inovasi yang diaplikasikan 28.Bilangan kertas ilmiah yang diterbitkan diperingkat zon / kebangsaan / antarabangsa melalui pemerkasaan penyelidikan 27. JPP : PPIP JPKK:BAPB 28. JPP : PPIP JPKK:BAPB 27.JPP, JPKK, POLI & KK 28.JPP, JPKK, POLI & KK 29.Bilangan CoT 30.Peratusan tahap pencapaian status CoT 29. JPP : BPP 30. JPP : BPP 29.JPP 30.POLITEKNIK 24

26 Sekian, Terima Kasih 25

27 NOTA BERKAITAN ELEMEN- ELEMEN YANG PERLU ADA BAGI SESUATI KPI 26

28 PERNYATAAN KPI Penyataan KPI mestilah mempunyai elemen SMART S = Spesific M = Measurable A = Achievable R = Relevant T = Time-related 27

29 PERNYATAAN KPI A T T R I B U T E S O F K P I S M A R T Specific It is clear and well-defined. This helps both the performer and the manager, as the performer knows what is expected of them and the manager is able to monitor and assess actual performance against the target. Specific also may well include a scope description, which includes details of what is not included. Measurable Progress towards target often need to be monitored whilst work is under way. It is also very useful to know when that work has been done and the target is achieved. Achievable Achievable objectives ensure that everything is in place and that if the person does not reach the goals they cannot reasonably point the finger elsewhere. Relevant The KPI must give more insight in the performance of the organization in obtaining its strategy. If a KPI is not measuring a part of the strategy, acting on it doesn t affect the organizations performance. Therefore an irrelevant KPI is useless. Time-phased It is important to express the value of the KPI in time. Every KPI only has a meaning if one knows the time dimension in which it is realized. The realization and standardization of the KPI therefore has to be time phased 28

30 PERNYATAAN KPI CONTOH: PENYATAAN KPI Measurable Spesific Relevant % Graduat Mendapat Pekerjaan Dalam Tempoh 6 Bulan selepas tamat pengajian. Time-related Achievable 29

31 DEFINISI PENGOPERASIAN - Definisi Pengoperasian ialah penerangan mengenai KPI; istilah (terms), kaedah pengukuran termasuk formula (jika ada), skop dll. - OD membantu pelaksana, pemilik proses dan pemantau memahami KPI. - OD mempengaruhi pengukuran pencapaian KPI. 30

32 DEFINISI PENGOPERASIAN Perkara yang perlu diberi perhatian: Takrifan istilah; individu/ kumpulan/ agensi/ Institusi / barangan tertentu yang tergolong dalam skop KPI Ruang-lingkup pelaksanaan Batasan/ pengecualian (jika ada) Formula/ pengiraan (jika ada) Kumulatif/ non kumulatif Dan lain-lain yang difikirkan perlu 31

33 CONTOH : DEFINISI OPERASI (OD) KPI LONJAKAN 4 BIL. KPI DEFINISI OPERASI 1. ENROLMEN PELAJAR DALAM PROGRAM TVET DI IPTA Enrolmen merujuk kepada bilangan keseluruhan pelajar yang mendaftar program TVET (sepenuh dan separuh masa/ secara sambilan) pada sesi semasa termasuk pelajar yang menjalani latihan industri dan yang mendapat cuti dengan kebenaran/ menangguh pengajian. Definisi TVET dalam konteks Pendidikan Tinggi Negara ialah : a. Program Sarjana Muda Teknologi, Diploma Teknologi dan Sijil Teknologi yang mempunyai komponen praktikal sebanyak 40% ke atas sebahagian kurikulum, dan pembelajaran & pengajaran (P&P) program tersebut; atau b. Program Sarjana Muda, Diploma dan Sijil yang tidak menggunakan perkataan Teknologi tetapi merangkumi komponen praktikal sebanyak 40% ke atas sebahagian daripada kurikulum, dan pembelajaran & pengajaran (P&P) program tersebut. Unit : Nombor 32

34 CONTOH : PENGIRAAN & FORMULA DALAM KPI BIL. KPI DEFINISI OPERASI 2. PERATUS PELAJAR LEPASAN SPM MENGIKUTI PROGRAM TVET DI IPTA Pengukuran merujuk kepada peratus pelajar lepasan SPM yang mengikuti program TVET pada tahun semasa berbanding dengan jumlah pelajar lepasan SPM pada tahun sebelumnya. Lepasan SPM adalah pelajar yang telah lulus SPM pada tahun sebelumnya untuk melanjutkan pengajian pada peringkat diploma atau sijil di MTUN, Politeknik atau Kolej Komuniti pada tahun berikutnya. PERATUS PELAJAR LEPASAN SPM MENGIKUTI PROGRAM TVET DI IPTA = Bilangan pelajar lepasan SPM tahun sebelumnya yang mengikuti program TVET pada tahun semasa x 100% Jumlah lepasan SPM pada tahun sebelumnya NOTA : Tujuan akhir data ini dikumpul adalah untuk melihat peratusan lepasan SPM yang mengikuti program TVET selepas usaha mengarusperdanakan TVET dijalankan 33

35 SASARAN KPI Sasaran KPI: Adalah jangkaan pencapaian KPI dalam tempoh 1 tahun Mengambilkira kemampuan pelaksana dari segi sumber manusia, kewangan, prasarana dan lain-lain Ditetapkan bagi tahun Perlu dipersetujui oleh Pemilik Proses dan Pelaksana semasa bengkel semakan semula KPI Kaedah meletakan sasaran: Sasaran Jabatan & Sasaran Politeknik yang dicadangkan haruslah bukan sasaran yang telah dicapai Sasaran mestilah lebih dari pencapaian tahun lepas Sasaran mampu dicapai dengan kekuatan sumber-sumber yang dimiliki Sasaran boleh ditentukan dengan melihat kepada trend pencapaian beberapa tahun bagi KPI berkaitan 34

36 SASARAN KPI 2 jenis sasaran a) Sasaran Jabatan Sasaran utama yang ditetapkan oleh pemilik proses sebagai pengukuran pencapaian Jabatan b) Sasaran Institusi Sasaran yang ditetapkan mengikut kategori politeknik bagi menjamin pencapaian sasaran pusat. Sasaran ditetapkan oleh Pemilik proses dengan persetujuan pelaksana (Politeknik & Kolej Komuniti). Sasaran KPI bagi setiap kategori politeknik adalah berbeza bersesuaian dengan objektif kewujudannya dan keupayaan sumbernya. 35

37 DOKUMEN BUKTI Bahan / dokumen bukti penting dalam mengukur pencapaian sebenar KPI. Ia disediakan oleh pelaksana KPI sama ada di JPP atau di politeknik Bahan / dokumen bukti adalah satu bukti pelaksanaan aktiviti KPI yang kukuh menunjukkan pencapaian sasaran KPI adalah benar dan tidak meragukan. Laporan-laporan aktiviti bukan lah bukti yang jelas walaupun ia ditandatangani oleh Pengarah/TPA/TPSA/KJ/KJ. Kegagalan pihak pelaksana menunjukkan bukti yang kukuh akan menyebabkan pencapaian aktiviti KPI tidak dapat diambilkira semasa pengukuran pencapaian KPI berkenaan. 36

38 CONTOH DOKUMEN BUKTI 1. Surat akuan mengaplikasikan produk inovasi dari pengguna 2. Surat pelepasan pengarah 3. Bukti bayaran kepada PPI 4. No pendaftaran syarikat 5. Surat kebenaran lawatan industri dari syarikat 6. Borang penilaian dari Jawatankuasa COT 7. No pendaftaran harta intelek 37

39 PEMBENTANGAN KUMPULAN SEMASA DI BENGKEL SEMAKAN SEMULA KPI PADA 31 Okt 2 Nov 2017 Objektif pembentangan 1. Bagi mendapatkan persetujuan mengenai: Kualiti KPI Sebab-sebab perubahan (justifikasi) Sasaran pusat dan sasaran politeknik Dokumen bukti pencapaian KPI 2. Peningkatan kefahaman pemilik proses, pelaksana dan pemantau 38

40 PEMBENTANGAN KUMPULAN SEMASA DI BENGKEL SEMAKAN SEMULA KPI PADA 31 Okt 2 Nov 2017 Pembentangan meliputi 1. Huraian oleh wakil setiap kumpulan mengenai Status KPI Kategori KPI Penyataan KPI OD KPI Sasaran Pusat Sasaran institusi Bahan / dokumen bukti pencapaian KPI 2. Q&A 39

41 PERHATIAN 1. KPI yang terhasil dari Bengkel Semakan Semula ini masih lagi diperingkat semakan dan penyelarasan di jabatan 2. KPI ini perlu mendapat persetujuan dan kelulusan Mesyuarat Pengurusan JPP terlebih dahulu 3. Akan dilaksanakan seawal Januari

42 KEBERHASILAN BENGKEL Senarai KPI yang telah dipersetujui digunapakai Sasaran pusat (JPP & JPKK) Sasaran institusi (Politeknik & Kolej Komuniti) Senarai KPI mengikut Strategic Objectives (SO) Senarai dokumen sokongan yang diperlukan 41