Muka surat : 1/12 BAHAGIAN A: MEMBUAT PERMOHONAN PANJAR WANG PANJAR RUNCIT (OLEH PEMOHON) 1. Login ke portal MyUPSI di http://www.upsi.edu.my > Klik Finance > Klik Petty Cash > klik New. Paparan seperti skrin di bawah akan dipamerkan. Pilih Pusat Kos Masukkan Nombor Resit Masukkan Jumlah Tuntutan Masukkan Tujuan Perbelanjaan Klik butang Submit Catatkan nombor rujukan permohonan (portal). Serahkan resit bercatat nombor rujukan permohonan (portal) kepada Pembantu Tadbir yang menguruskan panjar.
Muka surat : 2/12 BAHAGIAN B : MEMPROSES PERMOHONAN PANJAR WANG RUNCIT (OLEH PEMBANTU TADBIR/PEMBANTU AKAUNTAN/STAF YANG DILANTIK OLEH PTJ) 1. Login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ > Acc Payable > Petty Cash Module > Petty Cash Update. Paparan seperti skrin dibawah akan dipamerkan. Klik Enter Query dan masukkan nombor rujukan permohonan (portal) di ruang Reference No. dan kemudian Klik Execute Query Klik dua kali atau tekan butang F9 pada ruang Acct Code dan pilih kod akaun berkaitan. Makumat kod akaun pada ruang Description akan dijana secara automatik. Masukkan tujuan perbelanjaan pada ruang Item Description Masukkan jumlah tuntutan sebelum cukai GST pada ruang Item Amt. Klik butang F9 pada ruang Tax code dan pilih kod cukai GST yang berkaitan. Sekiranya kod cukai GST mempunyai kadar 6% jumlah GST
Muka surat : 3/12 akan secara automatik berada di ruang GST Amt dan jumlah tuntutan termasuk GST akan secara automatik berada di ruang Trans Amt. Jika jumlah tuntutan pada Trans Amt tidak sama dengan pengiraan yang sepatutnya iaitu jumlah tuntutan + jumlah GST, pengguna diminta untuk klik di hujung transaksi tersebut dan tuntutan yang sepatutnya akan dikira dengan betul. Klik Save dan catatkan nombor rujukan permohonan Sistem MyFIS. Serahkan resit bercatat nombor rujukan permohonan Sistem MyFIS kepada Penolong Pendaftar/Penolong Akauntan/Pegawai PTj yang meluluskan panjar wang runcit. BAHAGIAN C: MENGESAHKAN PERMOHONAN DAN MEMBUAT BAYARAN TUNTUTAN PANJAR WANG RUNCIT (OLEH PENOLONG PENDAFTAR/PEGAWAI PTJ) 1. Login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ Acc Payable > Petty Cash Module > Petty Cash Approval/Paid/Cancellation. Paparan seperti skrin di bawah akan dipamerkan. Pilih menu Approve pada Transaction Type
Muka surat : 4/12 Pilih permohonan Klik Approve jika diluluskan Klik Cancel jika tidak diluluskan atau dibatalkan Klik Save 2. Bagi mencetak borang PWR, login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ > Acc Payable > Petty Cash Module > Petty Cash Update. Paparan seperti skrin dibawah akan dipamerkan. Klik Enter Query dan masukkan nombor rujukan permohonan Sistem MyFIS di ruang Reference No. Klik Execute Query Klik Print dan cetak Borang Tuntutan Panjar Wang Runcit seperti yang dipamerkan seperti di bawah.
Muka surat : 5/12 Borang Tuntutan Panjar Wang Runcit perlu ditandatangani oleh : Ketua PTj Pegawai Pembayar Penerima Wang tuntutan panjar wang runcit diserahkan kepada pemohon. Resit dicop Telah Dibayar
Muka surat : 6/12 3. Bagi tujuan mengemaskini status pembayaran Panjar Wang Runcit, buka semula skrin Petty Cash Approval/Cancellation di Sistem MyFIS dan pilih menu Paid. Pilih permohonan yang telah dibayar Klik Paid Sistem MyFIS Borang permohonan difailkan.
Muka surat : 7/12 BAHAGIAN D: PROSES REKUPAN PANJAR WANG RUNCIT (OLEH PEMBANTU TADBIR/PEMBANTU AKAUNTAN/STAF YANG DILANTIK OLEH PTJ) 1. Login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ > Acc Payable > Petty Cash Module > Petty Cash Batch. Paparan seperti skrin dibawah akan dipamerkan. Pilih permohonan panjar yang telah dibayar (Status Paid ) Klik Create Batch Klik Print dan cetak Laporan Rekupan. Laporan Rekupan perlu ditandatangani oleh : i. Pegawai Penyedia ii. Pegawai Mengesah 2. PTj perlu menghantar memo permohonan rekupan kepada Unit Bayaran, Jabatan Bendahari bersama-sama dokumen berikut :- i. Laporan Rekupan ii. Borang Tuntutan Asal iii. Resit Asal
Muka surat : 8/12 3. Pembayaran rekupan panjar wang runcit akan dibuat oleh Unit Bayaran Jabatan Bendahari mengikut Prosedur Pembayaran (UPSI(ISO)/BEN/P06). 4. PTj akan menerima wang rekupan panjar wang runcit melalui cek atau pindahan Electronic Payment System (EPS) ke dalam akaun pegawai yang diberikan kuasa. Kuasa boleh diperolehi dengan mengisi permohonan melalui Borang Penurunan Kuasa Bagi Menunaikan Cek Panjar Wang Runcit (UPSI/BEN/AKS/B-04). 5. Seterusnya, Penolong Pendaftar/Pegawai PTj perlu mengemaskini rekupan dengan login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ > Acc Payable > Petty Cash Module > Initial Allocation For Cost Center. Paparan seperti skrin dibawah akan dipamerkan.
Muka surat : 9/12 Klik Execute Query dan pilih permohonan panjar yang telah direkup berstatus Voucher Klik Bank In Klik Save Memastikan baki panjar di Sistem MyFIS sama dengan baki tunai dalam tangan. Memfailkan dokumen sokongan. BAHAGIAN E: PEMERIKSAAN PANJAR WANG RUNCIT (OLEH KETUA PTJ) 1. Ketua PTj perlu login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ > Acc Payable > Petty Cash Module > Initial Allocation For Cost Center. Paparan seperti skrin dibawah akan dipamerkan. Klik Execute Query Klik Borang Pemeriksaan
Muka surat : 10/12 Klik Print dan cetak Borang Pemeriksaan Panjar Wang Runcit seperti yang dipamerkan seperti di bawah.
Muka surat : 11/12 Ketua PTj hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam (6) bulan, tidak kira bulan apa yang dipilih dan seterusnya sekali lagi dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh terakhir pemeriksaan itu dijalankan.
Muka surat : 12/12 Pihak PTj perlu mengisi butiran bahagian (b) dan (c) Borang Pemeriksaan Panjar Wang Runcit selepas pemeriksaan mengejut dilakukan. Borang Pemeriksaan Panjar Wang Runcit perlu ditandatangani oleh :- i. Pegawai Pengesah ii. Pegawai Pemeriksa Borang Pemeriksaan Panjar Wang Runcit yang lengkap perlu disimpan selamat untuk sebarang pemeriksaan audit.