1.2 Menambah pengguna committee baru Mengemaskini role pengguna committee Melihat maklumat pengguna committee

Transcription

1

2 Kandungan Pengenalan...1 Objektif...1 Ciri Ciri MyMeeting Versi Ciri Ciri MyMeeting Versi Pengguna Sistem...2 Ikon ikon yang digunakan...3 Fungsi fungsi Sistem mengikut tahap capaian pengguna...4 Pentadbiran Sistem (Superuser) Committee Menambah committee baru Mengemaskini committee Users Menambah users Mengemaskini users Melihat user Menghapuskan user Titles Menambah title Mengemaskini titles Menghapuskan title Todos (system wide to do) Menambah todos (system wide to do) Mengemaskini todos (system wide to do) Menghapuskan todos Roless Menambah roles Mengemaskini roles Menghapuskan roles Message Template (system wide message template) Melihat message template Mengemaskini message template...17 Pentadbiran Sistem (Committee's Admin) Users pada committee...18

3 1.2 Menambah pengguna committee baru Mengemaskini role pengguna committee Melihat maklumat pengguna committee Menghapuskan pengguna committee Committee's To do's (committee wide to do) Menambah committee's to do's bary Mengemaskini committee's to do's Melihat committee's to do's Menghapuskan committee's to do Message Template (committee wide message template) Mengemaskini Message Template Melihat Message Template Announcement Menambah Announcement baru Mengemaskini Announcement Melihat Announcement Menghapuskan announcement Group Menambah Group baru Mengemaskini Group Melihat Group Menghapuskan group Projects Menambah project baru Mengemaskini project Melihat project Menghapuskan project Meeting Menambah meeting baru Mengemaskini meeting Melihat meeting...38

4 7.4 Menghapuskan meeting Todo meeting Meeting attendance Meeting summary Follow up meeting Menambah follow up Meeting baru (Pemantauan Mesyuarat) Decision (Keputusan) Menambah Decision Mengemaskini decision Menambah lebih daripada satu Decision dan memasukkan data minit Mengesahkan lebih daripada satu decision Paparan senarai decisions...48 Pengguna (Users) Pengguna memasukkan status tindakan Memasukkan status tindakan keputusan mesyuarat Memasukkan status tindakan keputusan mesyuarat pemantauan Memasukkan status tindakan keputusan mesyuarat berdasarkan project Pengguna group memasukkan status tindakan Memasukkan group status tindakan keputusan mesyuarat Memasukkan group status tindakan keputusan mesyuarat pemantauan Memasukkan group status tindakan keputusan mesyuarat berdasarkan project Pengguna memasukkan Komen (comment) Memasukkan komen terhadap mesyuarat Memasukkan komen terhadap keputusan Memasukkan komen terhadap status Memasukkan komen untuk keputusan mesyuarat berdasarkan project Mengemaskini profil pengguna Menukar kata laluan Melihat Files Archice (arkib fail) Membuat carian (search)...60

5

6

7 Pengenalan Objektif Membolehkan pemantauan projek dilakukan dengan lebih efektif. Meningkatkan kecekapan dalam proses komunikasi antara ahli ahli mesyuarat. Meningkatkan kecekapan dalam perkongsian maklumat. Ciri Ciri MyMeeting Versi 1 Jemputan mesyuarat secara automatik Upload/download dokumen berkenaan mesyuarat Kemasukan keputusan mesyuarat Pemantauan status pelaksanaan keputusan Peringatan kemaskini status Buku alamat ahli mesyuarat Jana laporan secara automatik Ciri Ciri MyMeeting Versi 2 Pelbagai jawatankuasa dalam satu sistem Aliran kerja yang fleksibel Nota perbincangan dimasukkan secara langsung Kedatangan mesyuarat diambil Senarai semak persediaan mesyuarat Sokong pelbagai bahasa Dibangunkan dengan komuniti pengguna Mukasurat 1

8 Pengguna Sistem Terdapat 3 jenis pengguna/role MyMeeting seperti berikut: Pengguna Fungsi Superuser Admin Member Menguruskan committees. Menguruskan users. Menguruskan todo. Menguruskan committee members. Menguruskan maklumat meeting, project dan decision. Memberi comments ke atas project dan meeting Mengemaskini status tindakan dan project. Melihat minit/keputusan secara online. Mengemaskini profil pengguna. Melihat calendar. Antara muka utama MyMeeting Versi2 Mukasurat 2

9 Ikon ikon yang digunakan. Penerangan Ikon yang digunakan Edit View Delete Edit Committees Wfmodels Committees Todo Groups Announcement Templates Users Mukasurat 3

10 Fungsi fungsi Sistem mengikut tahap capaian pengguna Pentadbiran Sistem (Superuser) 1 Committee Modul committee digunakan untuk menambah dan mengemaskini maklumat committee. Gambarajah 1.0 : Antara muka utama 1.1 Menambah committee baru Klik ikon "Add new committee" pada Antara muka utama (Gambarajah 1.0). Mukasurat 4

11 Gambarajah 1.1 : Borang memasukkan committee baru Isikan Short name dan Name di ruangan yang disediakan Tentukan Meeting Num Template (rangka bilangan mesyuarat) Nota Secara default rangka Meeting Num Template adalah %xxxx/%yyyy di mana simbol %xxxx/%yyyy mewakili pembolehubah. Pembolehubah yang boleh digunakan adalah seperti dibawah: %xxxx = pembolehubah digit/nombor %mm = bulan dalam bentuk nombor %mmm = nama ringkas bulan (jan,feb,mac) %yy = tahun dalam bentuk 2 digit (08,09) %yyyy = tahun dalam bentuk 4 digit (2008,2009). Contoh: bdict/%xxxx/%yyyy akan menghasilkan bilangan mesyuarat ini bdict/03/ Klik butang Submit" untuk menyimpan rekod, 'Antaramuka utama' akan terpapar setelah maklumat committee ini disimpan Klik butang Cancel untuk balik ke paparan 'Antaramuka utama'. Mengemaskini committee Klik pautan "My Committees" pada bahagian atas belah kanan skrin Antaramuka seperti Gambarajah 1.0 di atas akan terpapar. Klik pautan "Edit" pada committee yang hendak dikemaskini. Mukasurat 5

12 Gambarajah 1.2 : Borang mengemaskini committee Ubahsuai maklumat committee Klik butang Submit untuk menyimpan maklumat committee yang telah dikemaskini Klik butang Cancel untuk balik ke paparan antara muka utama (Gambarajah 1.0). 2 Users 2.1 Modul users digunakan untuk menambah dan mengemaskini pengguna serta menentukan group dan committee pengguna tersebut. 2.2 Klik ikon "Manage Users" seperti dalam paparan antara muka utama (Gambarajah 1.0) untuk melihat senarai semua pengguna sistem. Gambarajah 2.0 : Senarai users Mukasurat 6

13 2.3 Menambah users Klik pautan "Add new user" pada skrin senarai user (Gambarajah 2.0). Gambarajah 2.1 : Borang memasukkan user baru Isikan ruangan yang disediakan Klik butang Submit" untuk menyimpan rekod, Senarai users akan terpapar setelah maklumat user ini disimpan Klik butang Cancel untuk balik ke paparan senarai users. Mengemaskini users Klik pautan "Edit" dalam senarai users (Gambarajah 2.0) untuk mengemaskini users. Mukasurat 7

14 Gambarajah 2.2 : Borang mengemaskini user Isikan ruangan yang disediakan Klik butang Submit untuk menyimpan rekod, senarai users akan dipaparkan jika maklumat user berjaya disimpan Klik butang Cancel untuk balik ke paparan senarai maklumat users. Mukasurat 8

15 2.5 Melihat user Klik pautan "View" pada skrin Senarai users (Gambarajah 2.0) untuk melihat paparan maklumat user. Gambarajah 2.3 : Paparan maklumat user 2.6 Menghapuskan user Klik pautan "Delete" pada skrin Senarai users (Gambarajah 2.0). Gambarajah 2.4 : Menghapuskan user Klik butang "OK" pada pop up untuk menghapuskan user. Mukasurat 9

16 3 Titles 3.1 Modul Titles digunakan untuk menambah dan mengemaskini maklumat gelaran. 3.2 Klik pautan "Title Template" pada skin antaramuka utama (Gambarajah 1.0) untuk melihat senarai semua gelaran yang terdapat dalam sistem. Gambarajah 3.0 : Senarai titles 3.3 Menambah title Klik pautan "Add titles" pada skrin Senarai title (Gambarajah 3.0). Gambarajah 3.1 : Borang memasukkan title baru Isikan ruangan yang disediakan Klik butang Submit" untuk menyimpan rekod. Senarai titles (Gambarajah 3.0)akan dipaparkan jika maklumat title berjaya disimpan Klik butang Cancel untuk balik ke paparan Senarai titles (Gambarajah 3.0). Mukasurat 10

17 3.4 Mengemaskini titles Klik pautan "Edit" dalam Senarai users (Gambarajah 3.0) untuk mengemaskini users. Gambarajah 3.2 : Borang mengemaskini title Isikan ruangan yang disediakan Klik butang Submit untuk menyimpan rekod. Senarai titles akan dipapar jika maklumat title berjaya disimpan Klik butang Cancel untuk balik ke paparan Senarai titles (Gambarajah 3.0). 3.5 Menghapuskan title Klik pautan "Delete" pada skrin Senarai titles (Gambarajah 3.0). Gambarajah 3.3 : Menghapuskan title Klik butang "OK" pada pop up untuk menghapuskan title. Mukasurat 11

18 4 Todos (system wide to do) Modul todo digunakan untuk menambah dan mengemaskini todos (check list perkara perkara yang perlu dilakukan dalam suatu mesyuarat. Contoh: Tempahan bilik, Tempahan Projektor dan sebagainya) sistem secara global. Klik pautan "Todos Template" todo antara muka utama (Gambarajah 1.0) untuk melihat senarai semua todos dalam sistem. Todo sistem ini akan diwarisi oleh modul Committees Todo. Gambarajah 4.0 : Senarai todos 4.1 Menambah todos (system wide to do) Klik pautan "Add new todos" pada Senarai todos (Gambarajah 4.0). Gambarajah 4.1 : Borang memasukkan todo baru Isikan ruangan yang disediakan Klik butang Submit" untuk menyimpan rekod. Senarai todos akan dipaparkan jika maklumat todo berjaya disimpan. Mukasurat 12

19 Klik butang Cancel untuk balik ke paparan Senarai todos. Mengemaskini todos (system wide to do) Klik pautan "Edit" pada Senarai todos ( Gambarajah 4.0) untuk mengemaskini todos. Gambarajah 4.2 : Borang mengemaskini todo Isikan ruangan yang disediakan Klik butang Submit untuk menyimpan rekod, 'Senarai maklumat todos' akan terpapar setelah maklumat todo ini disimpan Klik butang Cancel untuk balik ke paparan 'Senarai maklumat todos'. Menghapuskan todos Klik pautan "Delete" pada Senarai todos (Gambarajah 4.0). Gambarajah 4.3 : Menghapuskan todo Klik butang "OK" pada pop up untuk menghapuskan todo. Mukasurat 13

20 5 Roless Modul roles digunakan untuk menambah dan mengemaskini senarai roles. Klik pautan "Roles Template" pada Antaramuka utama (Gambarajah 1.0) untuk melihat senarai semua roles dalam sistem. Gambarajah 5.0 : Senarai roles 5.1 Menambah roles Klik pautan "Add new roles" pada Senarai roles (Gambarajah 5.0). Gambarajah 5.1 : Borang memasukkan roles baru Mukasurat 14

21 5.1.2 Isikan ruangan yang disediakan, klik pada checkbox yang berkaitan untuk menentukan tahap akses pengguna Klik butang Submit" untuk menyimpan rekod, Senarai roles akan dipaparkan jika maklumat role ini berjaya disimpan Klik butang Cancel untuk balik ke paparan Senarai roles. Mengemaskini roles Klik pautan "Edit" pada Senarai role (Gambarajah 5.0) untuk mengemaskini roles. Gambarajah 5.2 : Borang mengemaskini roles Isikan ruangan yang disediakan Klik butang Submit untuk menyimpan rekod, Senarai roles akan dipaparkan jika maklumat role berjaya disimpan Klik butang Cancel untuk balik ke paparan Senarai roles. Menghapuskan roles Klik pautan "Delete" pada Senarai roles (Gambarajah 5.0). Mukasurat 15

22 Gambarajah 5.3 : Menghapuskan role Klik butang "OK" pada pop up untuk menghapuskan role. Message Template (system wide message template) Modul message template digunakan untuk mengemaskini message template yanglobal pada sisteml. Message template ini digunakan semasa menghantar kepada ahli mesyuarat dan boleh diubah mengikut kesesuaian. Klik pautan "Message Template" pada Antara muka utama (Gambarajah 1.0) untuk melihat senarai semua template messages dalam sistem. Template sistem ini akan diwarisi oleh Committees Template. Gambarajah 6.0 : Senarai message templates Mukasurat 16

23 6.1 Melihat message template Klik pautan "View" pada Senarai message template (Gambarajah 6.0) untuk melihat maklumat penuh message template. Gambarajah 6.1 : Paparan maklumat message template 6.2 Mengemaskini message template Klik pautan "Edit" pada Senarai message template (Gambarajah 6.0) untuk mengemaskini message template. Gambarajah 6.2 : Borang mengemaskini message template Isikan ruangan yang disediakan Klik butang Submit untuk menyimpan rekod. Senarai message template Mukasurat 17

24 akan dipaparkan jika maklumat template berjaya disimpan Klik butang Cancel untuk balik ke paparan Senarai message template Mukasurat 18

25 Pentadbiran Sistem (Committee's Admin) 1 Users pada committee Gambarajah 7.0: Antara muka utama Committee 1.1 Menambah User pada committee Untuk menambah pengguna pada committee. Klik pautan Address Book pada antara muka utama committee (Gambarajah 7.0) Klik ikon "Add new User" pada Antara muka utama (Gambarajah 1.0) dikemaskini. 'Senarai pengguna committee' seperti dibawah akan terpapar. Gambarajah 7.1 : Senarai pengguna committee Mukasurat 19

26 1.2 Menambah pengguna committee baru Klik pautan "Add new user" pada skrin Senarai pengguna committee. Gambarajah 7.2: Borang memasukkan pengguna committee Terdapat dua cara untuk menambah pengguna pada committee Cara 1: memasukkan emel pengguna yang telah didaftarkan pada sistem Masukkan emel pengguna tersebut pada ruangan dan tunggu sehigga sistem selesai menyemak data pengguna tersebut Sekiranya pengguna disahkan wujud data pengguna akan dijana secara automatik Cara 2: memasukkan pengguna baru. Isikan semua maklumat yang diperlukan Klik butang Submit untuk menyimpan rekod, Senarai pengguna committee akan dipaparkan jika maklumat committee Mukasurat 20

27 berjaya disimpan Klik butang Cancel untuk kembali ke Senarai pengguna committee. 1.3 Mengemaskini role pengguna committee Klik ikon "Edit" pada pengguna committee yang ingin dikemaskini. Gambarajah 7.3 : Borang mengemaskini pengguna committee Ubahsuai role pengguna Klik butang Submit untuk menyimpan maklumat role pengguna committee yang telah dikemaskini Klik butang Cancel untuk kembali ke Senarai pengguna committee (Gambarajah 7.0) Note : Superuser hanya dapat mengemaskini role pengguna committee. Maklumat lain pula dapat dikemaskini oleh pengguna committee itu sendiri. 1.4 Melihat maklumat pengguna committee Klik ikon "View" pada pada pengguna yang ingin dilihat. Antara muka seperti pada skrin di bawah akan dipaparkan. Mukasurat 21

28 Gambarajah 7.4 : Paparan maklumat pengguna committee 1.5 Menghapuskan pengguna committee Klik ikon "Delete" pada pengguna yang ingin dihapuskan. Gambarajah 7.5 : Menghapuskan pengguna committee Klik butang "OK" pada pop up untuk menghapuskan pengguna tersebut. Committee's To do's (committee wide to do) Todo merupakan checklist untuk tugasan tugasan yang perlu dilakukan dalam sesebuah committee. Contoh Menyediakan Minit, Tempahan Bilik dan sebagainya. Modul committee's todo digunakan untuk menambah dan mengemaskini senarai todo yang perlu dilakukan dalam sesebuah committee tertentu. Klik ikon "Todo" pada antara muka utama (Gambarajah 1.0) pada committee yang hendak dikemaskini. Gambarajah Senarai committee's todo seperti di bawah akan dipaparkan. Mukasurat 22

29 Gambarajah 8.0 :Senarai committee's to do's Nota : Senarai committee todo akan dijana sejurus selepas committee diwujudkan. Senarai ini adalah berdasarkan system wide to do. 2.1 Menambah committee's to do's bary Klik pautan "Add new Committees..." pada Senarai committees todo untuk menambah to do dalam committee yang dipilih. Gambarajah 8.1 : Borang memasukkan committees Todo Isikan ruangan yang disediakan Klik butang Submit untuk menyimpan rekod. Senarai committee's todo akan dipaparkan jika maklumat to do berjaya disimpan Klik butang Cancel untuk kembali ke Senarai committee's to do's Mukasurat 23

30 2.2 Mengemaskini committee's to do's Klik pautan "Edit" seperti dalam gambarajah 'Senarai committees todo' untuk mengemaskini committee todo. Gambarajah 8.2 : Borang mengemaskini committee Todo Ubahsuai maklumat committee todo Klik butang Submit untuk menyimpan maklumat committee todo yang telah dikemaskini Klik butang Cancel untuk balik ke paparan gambarajah 'Senarai committees todo'. 2.3 Melihat committee's to do's Klik ikon "View" pada item committee's to do yang ingin dilihat. Gambarajah 8.3: Paparan maklumat committee's To do Mukasurat 24

31 2.4 Menghapuskan committee's to do Klik pautan "Delete" pada committee's to do yang ingin dihapuskan. Gambarajah 8.4 : Menghapuskan committee todo Klik butang "OK" pada pop up untuk menghapuskan committee todo. Message Template (committee wide message template) Modul Message Template digunakan untuk menguruskan message template sesebuah committee. Pada antara muka utama (Gambarajah 1.0).Klik ikon "Messages" pada committee yang ingin dilihat. Antara muka senarai Messages seperti di bawah akan dipaparkan. Gambarajah 9.0: Senarai Messages Mukasurat 25

32 3.1 Mengemaskini Message Template Klik ikon "Edit" pada Senarai messages template (Gambarajah 9.0) untuk mengemaskini message template. Gambarajah 9.1 : Borang mengemaskini message tempate Ubahsuai maklumat message template. Nota : Terdapat beberapa pemboleh ubah yang perlu digunakan untuk mengubahsuai messages template dalam MyMeeting. Pembeleh ubah yang digunakan adalah seperti berikut %name mewakili nama penerima emel %Meeting.meeting_title mewakili tajuk mesyuarat atau meeting title %Meeting.meeting_date mewakili tarikh mesyuarat %Meeting.venue mewakili tempat mesyuarat %OldMeeting.meeting_title mewakili tajuk mesyuarat atau meeting title sebelum perubahan tajuk mesyuarat berlaku %OldMeeting.meeting_date mewakili tarikh mesyuarat sebelum perubahan pada tarikh berlaku %Decision.description mewakili penerangan keputusan yang Mukasurat 26

33 perlu diambil tindakan %days_left mewakili baki hari sebelum tamat tempoh tarikh untuk mengemaskini status tindakan Klik butang Submit untuk menyimpan maklumat message template yang telah dikemaskini Klik butang Cancel untuk kembali ke Senarai Messages (Gambarajah 9.0) 3.2 Melihat Message Template Pada Senarai Messages (Gambarajah 9.0). Klik ikon "View" pada meesage template yang ingin dilihat. Gambarajah 9.2: Paparan maklumat template 4 Announcement Modul announcement digunakan untuk menambah dan mengemaskini announcement untuk sesebuah committee. Pada antara muka utama (Gambarajah 1.0). Klik ikon "Announcement" pada suatu committee. Skrin Senarai Announcement seperti di bawah akan dipaparkan. Mukasurat 27

34 Gambarajah 10.0: Senarai Announcement 4.1 Menambah Announcement baru Klik pautan "Add new announcement" pada skrin Senarai Announcement. Text Editor seperti di bawah akan dipaparkan. Gambarajah 10.1 : Borang memasukkan announcement Masukan pengumuman yang ingin di buat dan ubahsuai formating mengikut kesesuaian Klik butang Submit untuk menyimpan rekod. Senarai Announcement akan dipaparkan jika maklumat announcement berjaya disimpan Klik butang Cancel untuk kembali ke skrin Senarai Announcement. Mukasurat 28

35 4.2 Mengemaskini Announcement Pada skrin Senarai Announcement (Gambarajah 10.0). Klik ikon "Edit". Gambarajah 10.2 : Borang mengemaskini announcement Ubahsuai maklumat announcement Klik butang Submit untuk menyimpan maklumat announcement yang telah dikemaskini Klik butang Cancel untuk kembali ke paparan skrin Senarai Announcement. 4.3 Melihat Announcement Pada skrin Senarai Announcement (Gambarajah 10.0). Klik ikon "View" pada announcement yang ingin dilihat. Gambarajah 10.3: Paparan maklumat announcement 4.4 Menghapuskan announcement Klik ikon "Delete" pada announcement yang ingin dihapuskan Klik butang "OK" pada pop up untuk menghapuskan announcement. Mukasurat 29

36 5 Group Modul group digunakan untuk menambah dan mengemaskini group serta ahli dalam group untuk sesebuah committee. Pada antara muka utama (Gambarajah 1.0). Klik ikon "Groups" pada suatu committee. Senarai Group akan dipaparkan seperti di bawah. Gambarajah 11.0: Senarai Group 5.1 Menambah Group baru Klik pautan "Add new Group" spada skrin Senarai Group untuk menambah group dalam committee yang dipilih. Gambarajah 11.1 : Borang memasukkan group Masukkan nama group dan pilih ahli ahli bagi group tersebut Klik butang Submit untuk menyimpan rekod, skrin Senarai Group akan Mukasurat 30

37 dipaparkan jika maklumat group berjaya disimpan Klik butang Cancel untuk kembali ke skrin Senarai Group. Note : Kesemua user yang disenaraikan pada checkbox merupakan ahli committee yang dipilih. 5.2 Mengemaskini Group Pada skrin senarai group.klik ikon "Edit" pada suatu committee. Skrin seperti dibawaj akan dipaparkan. Gambarajah 11.2 : Borang mengemaskini group Ubahsuai maklumat group Klik butang Submit untuk menyimpan maklumat group yang telah dikemaskini Klik butang Cancel untuk kembali ke skrin Senarai Group. Melihat Group Pada skrin senarai group (Gambarajah 11.0). Klik ikon "View" pada suatu group Mukasurat 31

38 Gambarajah 11.3: Paparan maklumat group dan user group 5.4 Menghapuskan group Pada skrin senarai group (Gambarajah 11.0). Klik ikon "Delete" pada group yang ingin dihapuskan. Gambarajah 11.4 : Menghapuskan group Klik butang "OK" pada pop up untuk menghapuskan group. Projects Modul projects digunakan untuk menambah dan mengemaskini maklumat projects untuk sesebuah committee tertentu. Nota: Project mewakili item atau perkara atau agenda yang akan dibincangkan di dalam mesyuarat. Pada skrin committee (Klik pada pauntan My Committees bahagian atas belah kanan skrin). Klik tab 'Projects' yang terdapat di bahagian atas sistem untuk melihat skrin Senarai Mukasurat 32

39 projects. Gambarajah 12.0 : Senarai projects 6.1 Menambah project baru Klik pautan "Add new project" pada skrin Senarai projects untuk menambah project dalam committee yang dipilih. Gambarajah 12.1 : Borang memasukkan projects Isikan ruangan yang disediakan Klik butang Submit untuk menyimpan rekod, skrin Senarai projects akan dipaparkan jika maklumat project merupakan disimpan Klik butang Cancel untuk kembali ke skrin Senarai projects. Mukasurat 33

40 6.2 Mengemaskini project Pada senarai projects.klik ikon "Edit" untuk mengemaskini suatu project. Gambarajah 12.2 : Borang mengemaskini project Ubahsuai maklumat project Klik butang Submit untuk menyimpan maklumat project yang telah dikemaskini Klik butang Cancel untuk kembali ke skrin Senarai project. Melihat project Pada senarai projects. Klik ikon "View" pada project yang ingin dilihat. Gambarajah 12.3: Paparan maklumat project Mukasurat 34

41 6.4 Menghapuskan project Klik ikon "Delete" pada skrin Senarai projects. Gambarajah 12.4 : Menghapuskan project Klik butang "OK" pada pop up untuk menghapuskan project. Meeting Modul meeting digunakan untuk menguruskan maklumat meeting. Ia membolehkan penambahan dan mengemaskini maklumat meeting untuk sesebuah committee dilakukan. Pada skrin committee (Klik pada pauntan My Committees bahagian atas belah kanan skrin). Klik tab Meetings skrin Senarai Meetings akan dipaparkan. Gambarajah 13.0 : Senarai Meetings 7.1 Menambah meeting baru Pada skrin senarai meetings. Klik pautan "Add new meeting" untuk menambah meeting dalam committee yang dipilih. Mukasurat 35

42 Gambarajah 13.1 : Borang memasukkan meetings Isikan ruangan yang disediakan Klik butang Submit untuk menyimpan rekod. Jika maklumat meeting berjaya dimasukkan skrin penyelarasan meeting invitation akan dipaparkan seperti di bawah. Gambarajah 13.2 : Skrin penyelarasan meeting invitation Jika ingin menghantar terus emel jemputan ke mesyuarat sila klik pada pautan Send invitation now Untuk mengubahsuai message template atau menghantar emel jemputan pada tarikh tertentu. Klik pada Edit invitation. Skrin di bawah akan dipaparkan. Mukasurat 36

43 Gambarajah 13.3 : Skrin Edit invitation Ubahsuai kandungan message mengikut kesesuaian Pilih tarikh jemputan mesyuarat akan dihantar Klik butang Submit untuk menyimpan rekod. Skrin penyelarasan meeting invitation seperi di bawah akan dipaparkan jika rekod berjaya diubahsuai. Gambarajah 13.4 : Skrin penyelarasan meeting invitation Klik butang Send invitation to... untuk menghantar emel jemputan pada tarikh yang telah dipilih. Nota: Pautan Send invitation on <tarikh>. <Tarikh> boleh berubah mengikut tarikh Mukasurat 37

44 yang telah ditetapkan Klik pautan Do not send invitation jika emel jemputan tidak perlu dihantar. 7.2 Mengemaskini meeting Klik ikon "Edit" pada skrin meetings. Gambarajah 13.5 : Borang mengemaskini meeting Ubahsuai maklumat meeting. Nota: Pilihan select member boleh dilakukan secara group ataupun pilihan secara individu Klik butang Submit untuk menyimpan maklumat meeting yang telah dikemaskini Klik butang Cancel untuk balik ke paparan gambarajah 'Senarai meeting'. Mukasurat 38

45 7.3 Melihat meeting Klik ikon "View" pada skrin senarai meetings. Gambarajah 13.6: Paparan maklumat meeting 7.4 Menghapuskan meeting Klik ikon "Delete" pada skrin Senarai meetings. Gambarajah 13.7 : Menghapuskan meeting Klik butang "OK" pada pop up untuk menghapuskan meeting. Mukasurat 39

46 7.5 Todo meeting Todo meeting merupakan checklist tugasan tugasan yang perlu dilakukan dalam suatu meeting tertentu Untuk ke skrin todo meeting. Klik pautan "Todo" pada skrin Senarai meetings. Gambarajah 13.8 : Senarai todo meeting Jika suatu tugasan telah dilaksanakan klik checkbox pada tugasan tersebut seterusnya klik butang Submit. Nama individu yang mengambil tindakan akan dipaparkan pada bahagian By Menambah todo meeting atau checklist pada meeting boleh dilakukan mengikut langkah langkah yang berikut: Klik butang Add new Meeting Todo Masukkan maklumat yang diperlukan dan klik butang Submit untuk menyimpan rekod. Mukasurat 40

47 7.6 Meeting attendance Klik pautan "Attendance" pada Senarai meetings. Gambarajah 13.9 : Senarai kehadiran meeting Klik checkbox yang berkaitan Klik butang Submit untuk menyimpan maklumat kehadiran meeting untuk dikemaskini Klik butang Cancel untuk kembali ke skrin Senarai meetings. Note : Paparan menunjukkan senarai members atau ahli mesyuarat yang dijemput untuk menghadiri meeting. Kehadiran akan diambil semasa mesyuarat. Klik checkbox sekiranya member yang dijemput hadir ke meeting, catatkan excuse jika sebaliknya. 7.7 Meeting summary Klik pautan "Summary" spada skrin Senarai meetings. Mukasurat 41

48 Gambarajah : Paparan summary meeting Nota : Kesimpulan maklumat meeting dan nama members jemputan akan dipaparkan. 8 Follow up meeting Nota: Follow up meeting atau mesyuarat pemantauan merupakan mesyuarat/meeting yang akan dicipata sekiranya sesuatu mesyuarat itu mempunyai mesyuarat pemantauan. 8.1 Klik pautan "View follow up meeting" pada skrin maklumat penuh meeting (Gambarajah 13.6) Gambarajah 14.0 : Senarai follow up meetings. Nota: Langkah langkah mengemaskini maklumat follow up meeting, todo, attendance serta fungsi fungsinya yang lain adalah sama langkah langkah para 7. Mukasurat 42

49 8.2 Menambah follow up Meeting baru (Pemantauan Mesyuarat) Klik pautan "Add follow up meeting" skrin maklumat penuh meeting. Gambarajah 14.1 : Borang memasukkan follow up meetings. Nota: Langkah langkah memasukkan maklumat follow up meeting serta fungsi fungsinya adalah sama seperti yang ditunjukkan dalam skrin 'Borang memasukkan meetings'. 9 Decision (Keputusan) Modul decision digunakan untuk menambah dan mengemaskini maklumat keputusan mesyuarat. Gambarajah 15.0 : Senarai decisions meeting Mukasurat 43

50 Note: Kesemua keputusan mesyuarat akan disenaraikan di sini. Bilangan keseluruhan decision, comments serta status akan dipaparkan pada skrin ini. 9.1 Menambah Decision Klik pautan "Add new decision" pada skrin maklumat penuh meeting. Gambarajah 15.1 : Borang memasukkan decision Pilih project yang berkaitan daripada dropdown Isikan maklumat yang diperlukan Klik butang Submit untuk menyimpan rekod, skrin maklumat penuh meeting akan dipapar jika maklumat decision berjaya disimpan. Mukasurat 44

51 9.2 Mengemaskini decision Klik ikon 'Edit' pada keputusan yang ingin dikemaskini. Gambarajah 15.2 : Borang mengemaskini decision Ubahsuai maklumat decision Klik butang Submit untuk menyimpan maklumat decision yang telah dikemaskini Klik butang Cancel untuk kembali ke skrin maklumat penuh meeting. Mukasurat 45

52 9.3 Menambah lebih daripada satu Decision dan memasukkan data minit Klik pautan "Add minutes" pada skrin maklumat penuh meeting. Gambarajah 15.3 : Borang memasukkan lebih daripada satu decision dan minit Nota: Token yang digunakan: [[project/item]] : Nama ringkas atau nama project/item yang berkaitan dengan keputusan mesyuarat. {{user}} : User atau users (dipisahkan dengan comma) yang perlu mengambil tindakan bagi keputusan. ((dateline)) : Tarikh akhir decision Mukasurat 46

53 Contoh memasukkan decision : 1. PERUTUSAN PENGERUSI 1. Y.Brs. Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir pada mesyuarat kali ini dan memaklumkan bahawa Y.Bhg Dato' Ketua Pengarah tidak dapat mempengerusikan mesyuarat ini kerana ada tugas lain yang perlu diutamakan. Seterusnya Y.Bhg Pengerusi memaklumkan perkara perkara seperti berikut : 1. Kemahiran dan kompetensi adalah penting dan bukan sahaja bilangan agensi yang menggunakan OSS sahaja. Peningkatan kepakaran perlu diutamakan seperti modal insan. 2. KEPUTUSAN MESYUARAT 1. Mesyuarat bersetuju terhadap perkara perkara berikut : 1. Buat tindakan susulan dengan agensi yang berminat sebelum ((26/06/2008)) oleh {{ahmad}} bagi project [[MyMeeting]] Nota : Tajuk seperti PERUTUSAN PENGERUSI dan KEPUTUSAN MESYUARAT mestilah dalam bentuk heading 1. Kesemua ayat yang mengandungi token akan dianggap sebagai keputusan mesyuarat (decision) oleh sistem secara automatik. Ayat yang tidak mengandungi sebarang token akan dianggap sebagai minit bagi mesyuarat tersebut. 9.4 Mengesahkan lebih daripada satu decision Klik butang "Submit" pada "Borang memasukkan lebih daripada satu decision beserta minit" untuk mengesahkan kesemua decisions yang dimasukkan. Mukasurat 47

54 Gambarajah 15.4 : Borang mengesahkan lebih daripada satu decision Nama project, user, dateline serta decisions akan disenaraikan pada dropdown. Klik pautan Add untuk menambah baru jika project yang dikehendaki tidak terdapat dalam senarai dropdown Ubahsuai maklumat decisions Klik butang Submit untuk menyimpan maklumat decisions yang telah dikemaskini. Note : Secara automatik, sistem hanya akan senaraikan keputusan mesyuarat (yang dimasukkan dengan menggunakan token token) yang dimasukkan untuk tujuan pengesahan. 9.5 Paparan senarai decisions Klik butang "Submit" pada skrin "Borang mengemaskini lebih daripada satu decision". Skrin senarai decisions akan dipaparkan Mukasurat 48

55 Gambarajah 15.5 : Paparan senarai decisions Kesemua decisions yang ditambah dipaparkan pada skrin ini Klik ikon Pencil (ikon pencil) untuk mengemaskini decision Klik ikon Pangkah untuk menghapuskan decision Klik pautan project untuk melihat paparan keputusan mesyuarat yang berkaitan dengan project tersebut. Nota : Nama yang disenaraikan di ruangan Individual Implementor adalah ahli yang bertanggungjawab untuk mengambil tindakan terhadap keputusan tersebut. Mukasurat 49

56 Pengguna (Users) 1 Pengguna memasukkan status tindakan Gambarajah 16.0 : Paparan decision 1.1 Memasukkan status tindakan keputusan mesyuarat Untuk memasukkan status tindakan terhadap suatu keputusan, klik pautan updated/no update pada keputusan tersebut. Skrin di bawah akan dipaparkan. Mukasurat 50

57 Gambarajah 16.1 : Maklumat penuh decision Klik pada pautan Add new Pentadbir Sistem user status. Skrin seperti di bawah akan dipaparkan. Gambarajah 16.1 : Borang memasukkan status tindakan oleh pengguna Masukkan maklumat status yang berkaitan dan klik butang Submit untuk menyimpan rekod. Mukasurat 51

58 1.2 Memasukkan status tindakan keputusan mesyuarat pemantauan Untuk memasukkan status pengguna bagi keputusan mesyuarat pemantauan, Klik pautan 'View follow up meeting' seperti yang terdapat pada skrin 'paparan senarai decision' dan klik ikon 'view' Ulang langkah untuk memasukkan status tindakan keputusan mesyuarat pemantauan. 1.3 Memasukkan status tindakan keputusan mesyuarat berdasarkan project Pada antara muka utama committeee. Klik tab 'projects' skrin senarai projek akan dipaparkan. Gambarajah 16.2: Senarai projects Klik ikon 'view' pada suatu project. Skrin maklumat penuh project akan dipaparkan. Mukasurat 52

59 Gambarajah 16.3: Maklumat penuh project Ulang langkah untuk memasukkan status tindakan keputusan mesyuarat berdasarkan project. Mukasurat 53

60 2 Pengguna group memasukkan status tindakan 2.1 Memasukkan group status tindakan keputusan mesyuarat Gambarajah 16.4 : Borang memasukkan status tindakan oleh pengguna group Untuk memasukkan group status tindakan terhadap suatu keputusan, klik pautan updated/no update pada keputusan tersebut Ulangi langkah Memasukkan group status tindakan keputusan mesyuarat pemantauan Untuk memasukkan status group bagi keputusan mesyuarat pemantauan, Klik pautan 'View follow up meeting' pada maklumat penuh meeting. Skrin senarai follow up meeting akan dipaparkan Ulangi langkah seperti Memasukkan group status tindakan keputusan mesyuarat berdasarkan project Pada skrin utama Committee. Klik tab 'projects'. Skrin projek akan dipaparkan (Gambarajah 16.2). Mukasurat 54

61 2.3.2 Klik ikon 'view' pada suatu project. Skrin Maklumat penuh project akan dipaparkan Ulang langkah memasukkan group status tindakan keputusan mesyuarat berdasarkan project. 3 Pengguna memasukkan Komen (comment) 3.1 Memasukkan komen terhadap mesyuarat Komen terhadap mesyuarat boleh dilakukan pada skrin maklumat penuh meeting seperti di bawah. Gambarajah 17.0 : Maklumat penuh meeting Masukkan komen pada kotak berlabel Leave a comment pada bahagian kanan skrin maklumat penuh meeting Klik butang Submit. Komen akan dipaparkan di bahagian atas kotak berlabel Leave a comment. Mukasurat 55

62 Gambarajah 17.0 : Memasukkan komen Mukasurat 56

63 Gambarajah 17.1 : Komen terhadap Keputusan dan status 3.2 Memasukkan komen terhadap keputusan Pada skrin maklumat penuh meeting. Klik pautan updated/no update. Skrin Komen terhadap Keputusan dan status (Gambarajah 17.1) Masukkan komen (pada kotak berlabel Komen Terhadap Keputusan). Klik butang Submit. Komen akan dipaparkan pada skrin. Mukasurat 57

64 3.3 Memasukkan komen terhadap status Pada skrin maklumat penuh meeting. Klik pautan updated/no update. Skrin Komen terhadap Keputusan dan status (Gambarajah 17.1) Masukkan komen (pada kotak berlabel Komen Terhadap Status). Klik butang Submit. Komen akan dipaparkan pada skrin. 3.4 Memasukkan komen untuk keputusan mesyuarat berdasarkan project Untuk memasukkan komen bagi mesyuarat berdasarkan project, klik tab 'projects' dan klik ikon 'view' Klik pautan 'updated/no update' di sebelah status seperti yang dipaparkan dalam gambarajah 'paparan senarai decision' Masukkan komen keputusan mesyuarat di ruangan 'leave a comment' di bawah 'Comments for this decision' dan klik butang Submit untuk menyimpannya. 4 Mengemaskini profil pengguna 4.1 Klik pautan nama pengguna yang login di bahagian kanan atas antara muka untuk mengemaskini profil pengguna. Mukasurat 58

65 Gambarajah 18.0 : Borang mengemaskini profil pengguna Kemaskini maklumat yang berkaitan dan klik butang 'submit' untuk menyimpannya. Menukar kata laluan 5.1 Klik pautan 'change password' seperti dalam gambarajah borang mengemaskini profil pengguna untuk menukar kata laluan. Gambarajah 19.0 : Borang menukar kata laluan 5.2 Masukkan maklumat yang dikehendaki dan klik butang 'Submit' untuk menyimpannya. Mukasurat 59

66 6 Melihat Files Archice (arkib fail) 6.1 Klik tab 'files Archive' untuk melihat kesemua fail yang telah dimuat naik dalam sistem bagi committee tertentu. Gambarajah 20.0 : Melihat arkib fail 6.2 Klik atas pautan fail untuk memuat turun fail yang dikehendaki Membuat carian (search) Klik tab 'Search' untuk membuat carian status tindakan yang telah diambil dan awal, status tindakan telah diambil dan lewat, status tindakan belum diambil dan melebihi tempoh serta status tindakan yang belum diambil dan dalam tempoh. Gambarajah 21.0 : Membuat carian 6.4 Pilih dari senarai untuk membuat carian dan klik butang Submit. Mukasurat 60

67